Kebijakan Tata Kelola

Pelaporan Pelanggaran

Sistem Pelaporan Pelanggaran/Whistleblowing System merupakan mekanisme pelaporan bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai indikasi atau tindakan pelanggaran atau fraud di PT Ekagrata Data Gemilang (“Perusahaan”).

Sejak tahun 2021, Perusahaan telah menerapkan sistem pelaporan pelanggaran untuk menerima, menangani, dan menindaklanjuti pelaporan dari para pemangku kepentingan Perusahaan dengan memastikan netralitas atas investigasi dan kerahasiaan pelaporan. Penerapan sistem pelaporan pelanggaran tersebut mengacu pada Kebijakan Whistleblowing yang telah diformalisasikan mengacu kepada Kebijakan Perusahaan Induk PT IndoInternet Tbk.  pada tanggal 30 September 2021 dengan nomor dokumen Indonet/POL/CORP/06 – Whistleblowing Policy.

Laporan pelanggaran dapat disampaikan dengan cara mengisi Formulir Whistleblower yang telah disediakan dan mengirimkannya melalui email ke alamat whistleblower@indonet.co.id dengan subjek “Pelaporan Pelanggaran”.

Setiap pelapor wajib bertindak atas itikad baik dan memiliki dasar yang wajar dalam mempercayai tindakan yang dilaporkan sebagai suatu pelanggaran.

Kebijakan Pengelolaan Risiko

Kebijakan Pengelolaan Risiko/Risk Management dimaksudkan sebagai panduan pengelolaan risiko di PT Ekagrata Data Gemilang (“Perusahaan”). Kebijakan ini bertujuan menentukan limit risiko yang dapat ditoleransi oleh Perusahaan dan menetapkan kendali atau mitigation plan yang harus diterapkan untuk mencegah terjadinya risk event, serta memastikan kegiatan operasional Perusahaan dapat tetap berlangsung apabila setelah upaya pencegahan dilakukan, event tetap terjadi. Maksud dan tujuan dari Kebijakan Pengelolaan Risiko merupakan bentuk komitmen Perusahaan untuk memastikan standar layanan yang baik dari segi nilai maupun keamanan bagi seluruh pemangku kepentingan Perusahaan.

Perkembangan pesat yang terjadi di lingkungan internal dan eksternal berpotensi menimbulkan ketidakpastian yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan Perusahaan dan karenanya, Perusahaan berupaya meminimalisir terjadinya ancaman dan memaksimalkan peluang yang ada melalui penerapan manajemen risiko dengan mengacu pada berbagai pedoman dan kebijakan manajemen risiko yang berlaku pada industri sejenis. Penerapan manajemen risiko mengacu pada Kebijakan Pengelolaan Risiko yang telah dirumuskan pada tanggal 1 Februari 2021 dengan nomor dokumen EDGE_IS_03-01-01-00_MET_Risk Assessment & Treatment Methodology.

Perusahaan secara berkesinambungan melakukan identifikasi risiko dengan melibatkan segenap lapisan manajemen sehingga profil risiko Perusahaan dapat tergambarkan lebih komprehensif. Risiko dengan dampak yang dipandang signifikan dan berpotensi dapat terjadi berulang dicatat pada suatu risk register dan dipantau secara periodik oleh Direksi dan Dewan Komisaris melalui Komite Audit. Proses identifikasi risiko dilakukan secara periodik untuk mengidentifikasi risiko baru.

KEBIJAKAN PEMENUHAN HAK-HAK KREDITUR

Dalam hal PT Ekagrata Data Gemilang (“Perusahaan”) melakukan kerja sama dan/atau kesepakatan pinjaman atau perolehan fasilitas dengan setiap kreditur, maka Perusahaan tunduk pada kebijakan sebagaimana diatur dalam kebijakan pemenuhan hak-hak kreditur ini untuk memenuhi hak-hak kreditur sebagaimana diwajibkan dalam peraturan Tata Kelola Perusahaan yang dikeluarkan oleh Otoritas Jasa Keuangan (“OJK”).

Kebijakan ini khususnya ditujukan untuk menjaga terpenuhinya hak-hak kreditur dan menjaga kepercayaan yang diberikan kreditur terhadap Perusahaan.

Dalam hal Perusahaan melakukan kesepakatan pinjaman dengan kreditur dan memanfaatkan fasilitas yang diberikan oleh kreditur, maka Perusahaan mempunyai komitmen untuk:

  1. Selalu berupaya untuk menjalankan dan memenuhi segala kewajiban dan tanggung jawab Perusahaan kepada para kreditur sesuai dengan ketentuan yang disepakati Perusahaan dan kreditur.
  2. Menggunakan fasilitas pinjaman yang diperoleh dari kreditur secara akuntabel dan efisien.
  3. Melaksanakan kewajiban secara tepat waktu sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian yang disepakati antara Perusahaan dan kreditur serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  4. Menyampaikan informasi material yang berkaitan dengan kreditur, kepada para investor/publik secara adil, transparan, benar, dan akurat.

Kebijakan Pemenuhan Hak-Hak Kreditur telah dirumuskan oleh Perusahaan mengacu pada Kebijakan Perusahaan Induk PT IndoInternet Tbk pada tanggal 22 November 2021 dengan nomor dokumen Indonet/POL/CORP/03 – Kebijakan Pemenuhan Hak-Hak Kreditur.

KUALIFIKASI DAN EVALUASI VENDOR

Rantai pasokan merupakan faktor penting yang perlu dikelola dengan baik guna mendukung kelancaran operasional usaha Perusahaan. Perusahaan berkomitmen menjalankan bisnis yang inklusif dengan membuka kesempatan kepada seluruh pihak untuk bekerja sama menjadi mitra usaha dalam memenuhi kebutuhannya sepanjang kriteria dan syarat yang diperlukan terpenuhi seperti harga, kualitas, jaminan, sertifikasi tertentu jika diperlukan dan pengalaman yang dimiliki. Rekanan yang selama ini telah lama bekerja sama dan memiliki rekam jejak yang baik akan memiliki nilai tambah di mata Perusahaan. Selama ini tidak ada rekanan Perusahaan yang dalam operasionalnya menimbulkan dampak negatif dari aspek sosial maupun lingkungan.

Proses pemilihan vendor di Perusahaan mengikuti prosedur kualifikasi vendor. Proses yang dijalankan oleh Perusahaan adalah Direct Selection, Direct Appointment, dan Tender. Penilaian dilakukan terhadap seluruh vendor yang akan dibandingkan, kemudian Perusahaan akan memilih vendor sesuai dengan hasil penilaian vendor tersebut. Proses due diligence terhadap vendor yang akan menjalin perjanjian kerjasama juga akan dilakukan untuk memastikan kelayakan vendor. Setiap vendor akan dievaluasi secara berkala dan bagi vendor yang tidak memenuhi kualifikasi akan dikeluarkan dari daftar vendor.

Kebijakan terkait Kualifikasi dan Evaluasi Vendor telah dirumuskan oleh Perusahaan pada tanggal 1 Februari 2021 dengan nomor dokumen EDGE_IS_12-00-00-00_POL_External Party Security Policy.

KODE ETIK

Kode etik Perusahaan adalah tata perilaku yang ditetapkan oleh Perusahaan sebagai Pedoman bersikap dan berperilaku bagi jajaran Perusahaan dalam menjalankan usaha Perusahaan, menjalankan tugas dan kegiatan pekerjaan sehari-hari, serta berinteraksi dengan pemangku kepentingan termasuk para pemegang saham, regulator, pelanggan, karyawan/rekan kerja, rekanan dan masyarakat. Kode etik Perusahaan berakar pada tata nilai (nilai budaya) yang diyakini oleh Perusahaan sebagai nilai-nilai luhur profesionalisme, rasa tanggung jawab, menjaga kepercayaan dan saling menghormati.

Seluruh karyawan Perusahaan termasuk Dewan Komisaris dan Direksi diwajibkan untuk menandatangani Pakta Integritas setiap tahun, dimana Code of Conduct merupakan salah satu dokumen yang wajib dibaca dan dimengerti oleh karyawan Perusahaan. Kode etik ini berlaku sebagai Pedoman perilaku dalam bekerja dan/atau bekerja sama dan mengikat semua anggota Dewan Komisaris, Direksi, Karyawan dan harus disampaikan untuk diketahui oleh para pemangku kepentingan Perusahaan, termasuk antara lain regulator, pemasok, kontraktor, pelanggan.

Kode etik
Kode etik 2
Kode etik 4
Kode etik 3

KEBIJAKAN ANTI SUAP DAN KORUPSI

Perusahaan telah memiliki Kebijakan Anti-suap dan Korupsi yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan. Perusahaan melarang dengan keras praktik suap dan korupsi dalam bentuk apapun. Perusahaan dan seluruh anggotanya, termasuk karyawan, anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, Pemegang Saham, dan perantara pihak ketiga dilarang keras terlibat dalam segala bentuk penyuapan dan korupsi, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam kaitannya dengan terhadap kegiatan usaha Perusahaan.

Perusahaan telah menurunkan Kebijakan tersebut ke dalam program dan prosedur terkait sponsorship, donasi, hadiah, keramahtamahan dan lain-lain dimana persetujuan diberikan hanya oleh Pejabat yang berwenang sesuai “matriks persetujuan pembayaran” dan telah melalui verifikasi Compliance Officer. Transaksi dicatat pada general ledger khusus secara lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.

Perusahaan telah menunjuk seorang Compliance Officer untuk menerapkan langkah-langkah mitigasi dan kontrol yang tepat untuk mendeteksi dan mencegah tindakan suap dan korupsi yang mungkin terjadi di Perusahaan. Selain itu, Compliance Officer juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi dokumen untuk memastikan keabsahan, kelengkapan, dan keakuratan transaksi sebelum diproses lebih lanjut oleh masing-masing Pejabat yang Berwenang untuk proses persetujuan. Compliance Officer membubuhkan inisial pada dokumen yang diverifikasi.

Kebijakan terkait Anti Suap dan Korupsi telah dirumuskan oleh Perusahaan pada tanggal 14 Oktober 2021 dengan nomor dokumen Indonet/POL/CORP/05 – Kebijakan Anti-Suap dan Korupsi.

Sosialisasi Anti-suap dan Korupsi kepada Karyawan

Perusahaan memiliki kebijakan untuk melakukan pelatihan dan sosialisasi Anti-suap dan Korupsi setidaknya sekali dalam setahun dalam rangka meningkatkan kesadaran karyawan tentang apa yang harus dan tidak boleh mereka lakukan untuk mematuhi kebijakan tersebut.

Kehadiran dan pemenuhan pelatihan bersifat wajib dan menjadi bagian dari penilaian karyawan. Terkait pelatihan dan sosialisasi ini, Perusahaan menunjuk Unit Audit Internal/SDM/Compliance Officer dan/atau penasihat eksternal yang relevan untuk menyelenggarakan pelatihan guna memberikan pengetahuan yang komprehensif mengenai anti-suap dan korupsi kepada seluruh karyawan.

Fungsi SDM wajib menyimpan seluruh catatan terkait materi dan daftar peserta pelatihan internal tentang anti-suap dan korupsi yang dilakukan dalam 5 (lima) tahun terakhir.